Anonim şirkette genel kurul: takvim, gündem ve tescil

Anonim şirketlerde olağan genel kurul, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 409'uncu maddesi uyarınca her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde toplanır. Bu üç aylık pencere yalnızca bir toplantı tarihinden ibaret değildir; finansal tabloların hazırlanmasından çağrı ilanına, Bakanlık temsilcisi başvurusundan tutanağın tesciline uzanan bir işlemler zincirinin son halkasıdır. Aşağıda süreç, dayandığı kanun maddeleriyle birlikte sırasıyla ele alınmaktadır.

Olağan genel kurul için öngörülen süre

TTK'nın 409'uncu maddesi, olağan genel kurulun her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde toplanacağını düzenler. Hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde bu, dönemin kapandığı 31 Aralık tarihini izleyen üç aylık süredir. Özel hesap dönemi kullanan şirketlerde süre, dönemin kapandığı ayın sonundan itibaren işlemeye başlar. Olağanüstü genel kurul ise gerektiği hâllerde ve gerektiği zamanlarda toplanır; kanunda ona özgü bir takvim yoktur.

Toplantı, esas sözleşmede aksine hüküm bulunmadıkça şirket merkezinin bulunduğu yerde yapılır. Merkezi Bursa'da bulunan bir şirketin genel kurulunu başka bir ilde toplayabilmesi için esas sözleşmede buna imkân veren bir düzenleme gerekir; aksi hâlde toplantı yeri bakımından sakatlık doğar.

Sürenin geçirilmesi, toplantının hiç yapılamayacağı anlamına gelmez; gecikmeyle de olsa toplantı yapılır. Ancak bu gecikme yönetim kurulunun sorumluluğunu gündeme getirir, finansal tabloların onaylanması ve ibra gibi kararları erteler, kâr dağıtımını ve tescile tabi değişiklikleri geciktirir.

Genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri

Genel kurul, şirketin her konusunda karar alan bir organ değildir. TTK'nın 408'inci maddesi, yalnızca genel kurulca kullanılabilecek yetkileri sayar: esas sözleşmenin değiştirilmesi, yönetim kurulu üyelerinin seçimi, görev süreleri, ücretleri ve görevden alınmaları, denetime tabi şirketlerde denetçinin seçimi ve azli, finansal tablolara ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna ilişkin karar, kâr payı ile kazanç paylarının belirlenmesi, yedek akçelerle ilgili kararlar, yönetim kurulu üyelerinin ibrası ve şirketin feshi.

Bu sayım iki yönlüdür. Bir yandan genel kurul, kanunda ve esas sözleşmede öngörülen hâller dışında yönetim işlerine karışamaz; diğer yandan yönetim kurulu da bu konuları kendi kararıyla sonuçlandıramaz. Uygulamada sıkça görülen hata, kâr dağıtımının yönetim kurulu kararıyla yapılmasıdır; kâr payının belirlenmesi genel kurulun devredilemez yetkisidir.

Toplantı öncesinde hazırlanması gerekenler

Yönetim kurulu, faaliyet dönemi kapandıktan sonra finansal tabloları ve yıllık faaliyet raporunu hazırlamakla yükümlüdür (TTK m.514 ve m.516). Kâr dağıtımına ilişkin öneri de yönetim kurulunca hazırlanır ve genel kurulun önüne konur. Bağımsız denetime tabi şirketlerde denetçi raporu bu belgelere eklenir; bu denetim, Kamu Gözetimi Kurumu tarafından yetkilendirilmiş denetçilerce yürütülür.

TTK'nın 437'nci maddesi uyarınca finansal tablolar, konsolide tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisi, genel kurul toplantısından en az on beş gün önce şirketin merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur. Bu yükümlülüğe uyulmaması, alınan kararların iptali istemine dayanak yapılabilecek bir eksikliktir.

Hazırlığın en çok atlanan kısmı pay defteridir. Toplantıya katılacakların listesi pay defterindeki kayıtlara göre düzenlendiğinden, tescil edilmemiş veya deftere işlenmemiş pay devirleri hazır bulunanlar listesini ve dolayısıyla nisap hesabını doğrudan sakatlar.

Çağrı usulü: kim çağırır, nasıl ilan edilir

Genel kurulu toplantıya çağırma yetkisi kural olarak yönetim kuruluna aittir ve görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu bu yetkiyi kullanabilir (TTK m.410). Şirketin tasfiyesi hâlinde tasfiye memurları da kendi görevleriyle ilgili konular için çağrı yapabilir. Yönetim kurulunun toplanamaması hâlinde, tek bir pay sahibinin mahkemeden izin alarak genel kurulu toplantıya çağırması mümkündür.

Çağrının şekli TTK'nın 414'üncü maddesinde düzenlenmiştir. Çağrı, esas sözleşmede gösterilen biçimde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde yayımlanan ilanla yapılır. İlan, ilan ve toplantı günleri hesaba katılmaksızın toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır. Ayrıca pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete adres bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı yayınlar iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.

Çağrı metninde toplantı günü, saati, yeri, gündem maddeleri ve vekâletname örneği yer alır. İlk toplantıda nisap sağlanamazsa ikinci toplantının hangi tarihte yapılacağı da çağrıda belirtilmelidir. Çağrı usulündeki eksiklikler, kararların TTK'nın 445 ve 446'ncı maddeleri kapsamında iptal edilebilir hâle gelmesine yol açar.

Gündem, gündeme bağlılık ve çağrısız toplantı

Gündem, çağrıyı yapan organ tarafından belirlenir (TTK m.413). Kural nettir: gündemde bulunmayan konular görüşülemez ve karara bağlanamaz. Bu ilkenin amacı, toplantıya katılıp katılmayacağına karar verecek pay sahibinin neyin görüşüleceğini önceden bilmesini sağlamaktır.

Kuralın kanunda öngörülen istisnaları vardır:

• Bütün pay sahiplerinin hazır bulunduğu ve hiçbirinin itiraz etmediği toplantılarda gündeme madde eklenebilir (TTK m.416).
• Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi, finansal tabloların müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır (TTK m.413).
• Sermayenin kanunda öngörülen oranını oluşturan azlık, gündeme madde konulmasını isteyebilir (TTK m.411).
• Özel denetçi atanması talebi, gündemde yer almasa da görüşülebilir (TTK m.438).

Çağrısız toplantı, uygulamada en çok tercih edilen yoldur. TTK'nın 416'ncı maddesi uyarınca bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne uyulmaksızın toplanabilir ve karar alabilir. Bu usulde ilan ve mektup yükümlülüğü doğmaz; ancak toplantı boyunca itirazsız tam katılımın sürmesi zorunludur ve bu durum tutanakta açıkça belirtilir.

Gündem maddeleri belirli ve anlaşılır olmalıdır. "Dilek ve temenniler" maddesi bir görüş alışverişi başlığıdır; bu madde altında bağlayıcı karar alınamaz.

Bakanlık temsilcisi hangi toplantılarda zorunludur?

Anonim şirket genel kurullarında Ticaret Bakanlığı temsilcisinin bulunması, ilgili yönetmelikte sayılan hâllerde zorunludur. Bu hâller özetle şunlardır: kuruluşu ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantıları; gündeminde sermaye artırımı veya azaltımı, kayıtlı sermaye sistemine geçiş ya da sistemden çıkış, tavan artırımı, faaliyet konusunun değiştirilmesi, birleşme, bölünme veya tür değiştirme bulunan toplantılar; genel kurula elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerin toplantıları; yurt dışında yapılacak toplantılar ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurulları.

Zorunlu olmayan hâllerde de yönetim kurulu ya da talep eden pay sahipleri temsilci görevlendirilmesini isteyebilir. Talep, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret sicili müdürlüğüne yapılır; Bursa'da faaliyet gösteren şirketler için bu müdürlük Bursa Ticaret Sicili Müdürlüğü'dür. Başvuruya yönetim kurulunun çağrı kararı örneği, ilan metni ve temsilci ücretinin yatırıldığına dair belge eklenir ve başvuru, yönetmelikte öngörülen süre içinde yapılır.

Temsilcinin görevi, toplantının kanuna, esas sözleşmeye ve gündeme uygun yürütülüp yürütülmediğini gözetmek ve tutanağı imzalamaktır. Temsilci bulunması zorunlu olduğu hâlde temsilci olmaksızın yapılan toplantıda alınan kararlar geçerli değildir; bu, sonradan giderilebilecek bir eksiklik olmadığı için başvurunun zamanında yapılması sürecin kritik adımlarındandır.

Toplantı günü: hazirun, başkanlık ve nisap

Toplantı, yönetim kurulunca pay defterine göre düzenlenen hazır bulunanlar listesinin imzalanmasıyla başlar (TTK m.417). Vekâleten katılımlarda vekâletnameler bu listenin ekidir. Ardından, esas sözleşmede aksi öngörülmemişse genel kurulca toplantı başkanı seçilir; başkanlık divanı tutanak yazmanı ve gerektiğinde oy toplama memurundan oluşur (TTK m.419).

Toplantı ve karar nisapları TTK'nın 418'inci maddesindeki genel kurala tabidir: genel kurul, sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin varlığıyla toplanır; ilk toplantıda bu nisap sağlanamazsa ikinci toplantı için nisap aranmaz. Kararlar, toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğuyla alınır. Esas sözleşme değişiklikleri ve 421'inci maddede sayılan işlemler için ağırlaştırılmış nisaplar uygulanır; bu nedenle gündem hazırlanırken her maddenin hangi nisaba tabi olduğu önceden tespit edilmelidir.

Toplantı tutanağı, alınan kararları, kararlara ilişkin oy sayılarını ve varsa muhalefet şerhlerini içerir. Tutanak toplantı başkanlığı ve katılmışsa Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır (TTK m.422).

Kâr dağıtım kararı ve doğurduğu yükümlülükler

Kâr dağıtımı, genel kurulun finansal tabloları onaylamasının ardından gelen ayrı bir karardır. Kâr payı, yalnızca net dönem kârından ve serbest yedek akçelerden dağıtılabilir (TTK m.509). Dağıtımdan önce geçmiş yıl zararlarının kapatılması ve TTK'nın 519'uncu maddesinde belirlenen oranlarda genel kanuni yedek akçenin ayrılması gerekir. Esas sözleşmede aksi öngörülmedikçe kâr payı, pay sahibinin sermaye payı için şirkete yaptığı ödemelerle orantılı olarak hesaplanır.

Kararın yazımında en sık karşılaşılan eksiklik, ödeme zamanının belirtilmemesidir. Dağıtılacak tutarın, dağıtım tarihinin veya ödeme takviminin karara açıkça yazılması, hem ortaklar arasındaki ilişkiyi hem de vergisel yükümlülüğün doğduğu anı belirlediği için önemlidir. Dağıtılmayacak kısım için de "olağanüstü yedeklere aktarılması" gibi açık bir ifade kullanılmalıdır.

Vergisel yönden kâr payı dağıtımı, 193 sayılı GVK'nın 94'üncü ve 5520 sayılı KVK'nın 15 ve 30'uncu maddeleri kapsamında gelir vergisi kesintisi doğurur. Kesinti oranı yürürlükteki mevzuatta belirlenen orandır ve kesinti, kâr payının nakden veya hesaben ödendiği döneme ilişkin beyanname ile beyan edilir. Kâr payı elde eden gerçek kişi ortak bakımından GVK'da öngörülen istisna ve beyan sınırı hükümleri ayrıca değerlendirilir. Hesap dönemi kapanmadan yapılacak dağıtımlar ise ancak Kâr Payı Avansı Dağıtımı Hakkında Tebliğ'deki koşullar çerçevesinde ve yine genel kurul kararına dayanılarak mümkündür.

Karar defteri ve saklanacak belgeler

TTK'nın 64'üncü maddesi uyarınca pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri ticari defterlerdendir. Genel kurul tutanağı, genel kurul toplantı ve müzakere defterine yazılır veya yapıştırılır; hazır bulunanlar listesi, vekâletnameler, Bakanlık temsilcisi görevlendirme yazısı ve çağrı ilanı örneği bu defterin ekinde saklanır. Genel kurulu toplantıya çağırma kararı ise yönetim kurulu karar defterine işlenir.

Bu defterlerin açılış ve kapanış onayları, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'de öngörülen usul ve süreler çerçevesinde yapılır. Defterlerin ve toplantı belgelerinin, TTK'nın 82'nci maddesinde öngörülen süre boyunca saklanması zorunludur. Tek pay sahipli anonim şirketlerde de genel kurul yükümlülüğü devam eder; tek pay sahibi genel kurulun tüm yetkilerini haizdir, ancak kararlarını yazılı hâle getirmesi ve deftere geçirmesi şarttır.

Tescil ve ilan: toplantıdan sonraki işlemler

TTK'nın 422'nci maddesi uyarınca yönetim kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini gecikmeksizin ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. İnternet sitesi açma yükümlülüğü bulunan şirketlerde tutanak ayrıca siteye konulur. Başvuru, MERSİS üzerinden ve şirket merkezinin bağlı olduğu sicil müdürlüğü nezdinde yapılır.

Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, denetçi seçimi, esas sözleşme değişiklikleri, sermaye artırımı veya azaltımı, merkez nakli ve tasfiyeye ilişkin kararlar tescile tabidir. Buna karşılık finansal tabloların onaylanması ve ibra gibi kararlar tescil edilmez; bunlar defterde ve dosyada saklanır. Tescil başvurusunun Ticaret Sicili Yönetmeliği'nde öngörülen süre içinde yapılması gerekir.

Sık sorulanlar

Olağan genel kurul üç aylık süre içinde yapılmazsa ne olur?

Toplantı yapılma zorunluluğu ortadan kalkmaz; genel kurul gecikmeyle toplanır ve gündemindeki konuları görüşür. Ancak gecikme yönetim kurulunun özen yükümlülüğü bakımından sorumluluk doğurabilir, finansal tabloların onayına ve ibraya bağlı sonuçları erteler, tescile tabi kararların sicile yansımasını geciktirir.

Her genel kurulda Bakanlık temsilcisi bulunması gerekir mi?

Hayır. Temsilci bulundurma zorunluluğu, ilgili yönetmelikte sayılan toplantılarla sınırlıdır. Bunun dışındaki toplantılarda temsilci isteğe bağlıdır. Zorunlu olduğu hâlde temsilci katılmadan yapılan toplantıda alınan kararlar ise geçerli sayılmaz.

Tek ortaklı anonim şirkette genel kurul yapılır mı?

Yapılır. Tek pay sahibi, genel kurulun bütün yetkilerini kullanır. Bu durumda çağrı usulüne ilişkin işlemler pratikte sadeleşse de kararın yazılı olması, tutanağın düzenlenmesi ve genel kurul toplantı ve müzakere defterine geçirilmesi zorunludur.

Genel kurul kâr dağıtmama kararı alabilir mi?

Alabilir. Kâr payı dağıtılmayarak olağanüstü yedeklere aktarılması genel kurulun takdirindedir. Bu takdir yetkisi sınırsız değildir; esas sözleşmedeki hükümler, kanuni yedek akçelere ilişkin düzenlemeler ve azlık pay sahiplerinin hakları çerçevesinde kullanılır. Kararın gerekçesiyle birlikte açık yazılması, sonradan doğabilecek uyuşmazlıklarda belirleyici olur.

Gündemde olmayan bir konu toplantıda görüşülebilir mi?

Kural olarak görüşülemez. İstisnalar; bütün pay sahiplerinin hazır bulunduğu ve itiraz edilmediği toplantılar, yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ve yerlerine yenilerinin seçilmesi ile özel denetçi atanması talebidir.

Genel kurul tutanağının notere onaylatılması şart mıdır?

Tutanağın kendisi toplantı başkanlığı ve varsa Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır. Ticaret siciline verilecek suretin noterce onaylanmış olması ise TTK'nın 422'nci maddesinde açıkça aranmaktadır.

Değerlendirme

Genel kurul, hukuki, muhasebesel ve vergisel yönleri aynı takvim içinde ilerleyen bir süreçtir; finansal tabloların hazırlanması, kâr dağıtım kararının kayıtlara ve beyannamelere yansıtılması ve defter düzeninin korunması birbirine bağlıdır. Şirketinizin faaliyet dönemine özgü takvimin planlanması ve mevzuat çerçevesinde bilgi alınması için iletişim sayfasındaki bilgilerden yararlanılabilir.