Bordro, bir döneme ait ücretin hangi bileşenlerden oluştuğunu, bu tutardan hangi kesintilerin hangi sırayla yapıldığını ve çalışana kalan net tutarı gösteren kayıttır. Doğru bir bordro; ücret ve eklerinin tespiti, prime esas kazancın belirlenmesi, gelir vergisi matrahının kümülatif izlenmesi ve damga vergisinin hesaplanması adımlarının bu sırayla yürütülmesiyle ortaya çıkar. Aşağıda bordronun dayanağı, bileşenleri, kesinti düzeni ile saklama yükümlülüğü açıklanmaktadır.
Bordronun hukuki dayanağı ve zorunlu içeriği
Ücret bordrosu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 238'inci maddesinde düzenlenmiştir; işverenler her ay ödedikleri ücretler için bordro tutmak zorundadır ve bu belge tevkif edilen vergilerin dayanağıdır. Aynı ödeme iş hukuku bakımından da belgelenir: 4857 sayılı İş Kanunu'nun 37'nci maddesi, ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusulanın çalışana verilmesini zorunlu kılar. 5510 sayılı Kanun'un 86'ncı maddesi ise kayıtların tutulmasını ve Kuruma ibraz edilmek üzere saklanmasını öngörür.
Bu üç yükümlülük çoğunlukla tek belgede karşılanır; bir alanda yeterli görünen kayıt diğerinde eksik sayılabildiğinden içerik üç mevzuatın birleşimine göre belirlenir ve şu başlıkları kapsar:
- çalışanın kimlik ve sigortalılık bilgileri, meslek kodu, ücretin ilgili olduğu dönem ve ödeme tarihi,
- prim ödeme gün sayısı ile varsa eksik gün sayısı ve nedeni,
- asıl ücret ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücreti, prim ve ikramiye gibi eklemeler,
- sigorta primi, işsizlik sigortası primi, gelir vergisi ve damga vergisi kesintileri,
- avans mahsubu, icra, nafaka, sendika aidatı gibi diğer kesintiler,
- net ödenen tutar ile ödemenin nasıl yapıldığına ilişkin kayıt.
Kalemlerin tek satırda toplanması hem kanunun aradığı açıklığı hem de denetimde izlenebilirliği zayıflatır; her kalemin ayrı gösterilmesi bordronun temel biçim kuralıdır.
Brüt ücret ve ücretin ekleri
193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu'nun 61'inci maddesi ücreti, işverene tabi ve belirli bir işyerine bağlı olarak çalışanlara hizmet karşılığı verilen para ve ayınlar ile para ile temsil edilebilen menfaatler olarak tanımlar. Ödemenin ücret, prim, ikramiye veya başka bir ad taşıması bu niteliği değiştirmez; bordronun ilk adımı, dönem içinde sağlanan tüm menfaatlerin tespitidir.
Uygulamada asıl ücret ile giydirilmiş ücret ayrımı belirleyicidir. Asıl ücret, ek ödemeler hariç sözleşmede kararlaştırılan tutardır ve yıllık izin ile fazla çalışma saat ücretinin hesabında esas alınır. Giydirilmiş ücret ise yol, yemek, düzenli ikramiye gibi süreklilik taşıyan menfaatlerin eklenmesiyle bulunur ve kıdem tazminatında kullanılır; aynı çalışan için iki ücret kavramının birlikte kullanılması mevzuatın gereğidir.
Sigorta primine esas kazancın tespiti
Prime esas kazanç, 5510 sayılı Kanun'un 80'inci maddesine göre belirlenir: hak edilen ücretler ile prim, ikramiye ve bu nitelikteki istihkaklardan o ay yapılan ödemelerin brüt toplamı prime tabidir. Maddede sayılan bazı ödemeler kapsam dışındadır; ayni yardımlar, ölüm, doğum ve evlenme yardımları, görev yollukları, kıdem ve ihbar tazminatı ile Kurumca belirlenen sınırlar dâhilinde yemek, çocuk ve aile zamları bunların başında gelir.
Aynı Kanun'un 82'nci maddesi günlük kazancın alt ve üst sınırını düzenler; üst sınır, alt sınırın maddede öngörülen katıdır. Bu nedenle yüksek ücretli bir çalışanda prim, ücretin tamamı üzerinden değil tavan tutar üzerinden hesaplanır. Sınır değerleri yürürlükteki mevzuatta belirlenen asgari ücrete bağlı olduğundan her dönem güncel değerlerle çalışılır.
Prim gün sayısı da belirleyici alanlardandır. Ay içinde işe giriş, çıkış, ücretsiz izin, istirahat veya devamsızlık varsa eksik gün ve nedeni ilgili kodla bildirilir. İstirahatli günlerde geçici iş göremezlik ödeneği Kurumca ödendiğinden bu günler ücretten düşülür; tamamlayıcı ödeme varsa ayrı gösterilir.
Sigorta primi işçi ve işveren payları
Sigorta primi tek bir oran değil, birden çok sigorta kolunun toplamıdır. Çalışan payı; malullük, yaşlılık ve ölüm sigortası ile genel sağlık sigortası primlerinden ve 4447 sayılı Kanun'un 49'uncu maddesi uyarınca işsizlik sigortası priminden oluşur. İşveren payı bunlara ek olarak kısa vadeli sigorta kolları primini ve işsizlik sigortasının işveren hissesini içerir. Oranlar 5510 sayılı Kanun'un 81'inci maddesinde belirlenmiştir; hesap her dönem yürürlükteki oranlarla yapılır.
İşveren payı çalışandan kesilmez; ücret dışındaki işveren maliyetidir. Bordronun bu nedenle iki ayrı sonucu vardır: çalışana ödenen net tutar ve işverene doğan toplam maliyet. Maliyette, 5510 sayılı Kanun'un 81'inci maddesinde düzenlenen ve uygulamada beş puanlık indirim olarak anılan destek ile diğer teşviklerin etkisi de gözetilir; teşvikler borç bulunmaması ve bildirimlerin süresinde yapılması şartlarına bağlıdır.
Gelir vergisi matrahı ve kümülatif izleme
Gelir vergisi brüt ücret üzerinden değil safi ücret üzerinden hesaplanır. 193 sayılı Kanun'un 63'üncü maddesi brüt tutardan indirilecek unsurları sayar; sigorta primi ile işsizlik sigortası priminin çalışan payları bunların başında gelir, madde ayrıca şahıs sigorta primleri ve sendika aidatı gibi indirimleri düzenler. Kalan tutar o ayın gelir vergisi matrahıdır.
Ücret vergilendirmesinin ayırt edici yönü kümülatifliktir: matrah her ay bağımsız olarak değil, yıl başından itibaren toplanarak izlenir ve 103'üncü maddedeki tarifenin dilimleri bu toplama göre uygulanır. Bu nedenle brüt ücreti yıl boyunca değişmeyen bir çalışanın net ücreti, üst dilime geçilen aylarda düşer. Yıl içinde işe giren çalışanda önceki işverenden gelen kümülatif matrahın devralınıp devralınmayacağı ayrıca değerlendirilir.
7349 sayılı Kanun'la yapılan değişiklikten sonra ücretlerde asgari geçim indirimi yerine istisna uygulanır: 193 sayılı Kanun'un 23'üncü maddesinin birinci fıkrasının (18) numaralı bendi uyarınca ücretin asgari ücrete isabet eden kısmı gelir vergisinden istisnadır ve bordroda ayrı satırda gösterilir. Engellilik indirimi ise 31'inci maddede düzenlenmiştir; tutarları yürürlükteki mevzuatta belirlenir.
Kesilen vergi, 94'üncü madde kapsamındaki tevkifat olarak muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle beyan edilir. Beyanname sigortalı bildirimlerini de içerdiğinden bordrodaki tek bir hata hem vergi hem sosyal güvenlik bildirimini birden etkiler.
Damga vergisi
Ücret ödemeleri, 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu'na ekli (1) sayılı tabloda sayıldığından nispi damga vergisine tabidir. Gelir vergisinden farklı olarak burada indirim yapılmaz; vergi brüt ödeme toplamı üzerinden hesaplanır ve nispet yürürlükteki mevzuatta belirlenir.
Asgari ücrete isabet eden kısım bakımından damga vergisinde de istisna öngörülmüştür ve bu istisna gelir vergisindekiyle paralel biçimde uygulanır. Fazla çalışma, prim ve ikramiye brüt toplamı artırdığından damga vergisi matrahını da yükseltir.
Fazla çalışma, tatil ve gece çalışması
4857 sayılı Kanun'un 63'üncü maddesi haftalık çalışma süresini ve denkleştirme esasını, 41'inci maddesi fazla çalışmayı düzenler. Denkleştirme uygulanan işyerlerinde, öngörülen süre içinde haftalık ortalama normal çalışma süresi aşılmıyorsa fazla çalışmadan söz edilmez; bu nedenle puantaj kayıtları bordro öncesinde denkleştirme dönemine göre değerlendirilir.
Kanuni haftalık süreyi aşan çalışmalar fazla çalışma, sözleşmeyle daha kısa belirlenmiş süreyi aşan ancak kanuni süreyi aşmayan çalışmalar ise fazla sürelerle çalışma sayılır; her biri için 41'inci maddede öngörülen zamlı ücret uygulanır. Fazla çalışma süresinin toplamı, aynı maddeye göre bir yılda iki yüz yetmiş saati aşamaz. Çalışan, zamlı ücret yerine maddede belirtilen serbest zamanı da talep edebilir; bu hâlde ücret ödenmez, kullandırılan serbest zaman kayda geçirilir.
Saat ücreti, aylık ücretlilerde brüt ücretin aylık çalışma saati karşılığına bölünmesiyle bulunur; bu karşılık, haftalık kanuni sürenin haftalık iş günü sayısına bölünmesiyle elde edilen günlük sürenin otuz günle çarpılmasıyla hesaplanır. Ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışılırsa 47'nci madde uyarınca her gün için ayrıca bir günlük ücret ödenir. Hafta tatili çalışmasının ücretlendirilmesi Yargıtay uygulamasındaki yerleşik esaslara göre belirlenir; gece çalışmasında 69'uncu maddedeki süre sınırları gözetilir.
Yıllık izin ücretinin bordroya yansıması
Yıllık ücretli izne hak kazanma ve izin süreleri 4857 sayılı Kanun'un 53'üncü maddesinde düzenlenmiştir; süreler kıdeme ve belirli yaş gruplarına göre değişir, sözleşmeyle artırılabilir ancak azaltılamaz. İzin ücreti, 57'nci madde uyarınca izne başlama tarihindeki asıl ücret üzerinden ve fazla çalışma karşılığı ile prim gibi ek ödemeler hesaba katılmaksızın ödenir.
Yıllık izin, iş sözleşmesi devam ederken ücrete dönüştürülemez; kullandırılması esastır. İzin dönemi çalışılmış gibi bordroya yansır ve prim gün sayısı eksilmez. İznin bölünmesinde 56'ncı maddedeki asgari bölüm süresine uyulur ve izin, izin defterine veya eşdeğer bir kayda işlenir.
İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan izin süreleri 59'uncu madde uyarınca son ücret üzerinden ödenir; Kurum uygulamasında bu alacak prime esas kazanca dahil edilmez, buna karşılık gelir ve damga vergisi kesintisine tabidir. Kıdem tazminatının 193 sayılı Kanun'un 25'inci maddesindeki sınırlar içinde gelir vergisinden istisna olup damga vergisine tabi bulunması, ihbar tazminatının ise gelir vergisine tabi olması gibi ayrımlar çıkış bordrosunda tek tek gözetilir.
Kesintilerin sırası ve brütten nete geçiş
Kesintilerin sırası tesadüfi değildir; her adımın matrahı bir öncekinin sonucuna bağlıdır ve sıra bozulduğunda hem vergi hem prim tutarı yanlış çıkar.
| Kesinti | Yükümlüsü | Hesaplama esası | Dayanak |
|---|---|---|---|
| Sigorta primi çalışan payı | Çalışan | Prime esas kazanç | 5510 m.80, m.81 |
| İşsizlik sigortası çalışan payı | Çalışan | Prime esas kazanç | 4447 m.49 |
| Gelir vergisi | Çalışan | Kümülatif gelir vergisi matrahı | 193 GVK m.63, m.103 |
| Damga vergisi | Çalışan | Brüt ödeme toplamı | 488 sayılı Kanun |
| Sigorta primi işveren payı | İşveren | Prime esas kazanç | 5510 m.81 |
| İşsizlik sigortası işveren payı | İşveren | Prime esas kazanç | 4447 m.49 |
| İcra ve nafaka kesintisi | Çalışan | Ücretin kanunda belirlenen orandaki kısmı | 4857 m.35, 2004 sayılı İİK m.83 |
Kesintilerde iki sınır özellikle gözetilir: 4857 sayılı Kanun'un 35'inci maddesi ücretin haczedilebilecek ve devredilebilecek kısmını sınırlar, nafaka alacakları bu sınırın dışındadır; 38'inci madde ise ücret kesme cezasının üst sınırını ve usulünü düzenler.
Brütten nete geçiş şu sırayla yürütülür:
- Asıl ücret ile fazla çalışma, tatil ücreti, prim ve ikramiye gibi eklemeler toplanır.
- Prime esas kazanç 5510 sayılı Kanun'un 80 ve 82'nci maddelerine göre belirlenir, alt ve üst sınır denetlenir.
- Sigorta ve işsizlik sigortası priminin çalışan payları brüt toplamdan indirilir.
- 63'üncü maddedeki diğer indirimlerle dönem matrahı bulunur ve kümülatif matraha eklenir.
- Tarife kümülatif matraha uygulanır; asgari ücret istisnası ve varsa engellilik indirimi dikkate alınır.
- Damga vergisi brüt toplam üzerinden hesaplanır, istisna uygulanır.
- Avans, icra, nafaka, aidat gibi diğer kesintiler yapılır.
- Net tutar bulunur; işveren primleri eklenerek toplam maliyet ayrıca gösterilir.
Ücretin net kararlaştırıldığı hâllerde işlem tersine yürütülür; brüt tutar kümülatif matrahın bulunduğu vergi dilimine göre değiştiğinden aynı net ücretin işverene maliyeti yıl içinde artar. Sözleşmede ücretin brüt mü net mi kararlaştırıldığının açıkça yazılması sonraki uyuşmazlıkları önler.
Bordro kontrol listesi
Beyan öncesinde yapılan kontrol, hataların düzeltme aşamasına taşınmasını önler.
| Kontrol alanı | Bakılacak nokta |
|---|---|
| Kimlik ve sicil | Çalışan bilgileri, meslek kodu ve işe giriş bildirgesiyle uyum |
| Gün sayısı | Prim ödeme günü, eksik gün nedeni ve istirahat raporlarının örtüşmesi |
| Brüt bileşenler | Fazla çalışma, tatil ücreti, prim ve ikramiyelerin ayrı satırlarda yer alması |
| Prime esas kazanç | Alt ve üst sınır denetimi, kapsam dışı ödemelerin ayrıştırılması |
| Kümülatif matrah | Önceki dönem devrinin doğruluğu, yıl içi girişlerde devir kararının kaydı |
| Diğer kesintiler | İcra dosya bilgisi, nafaka önceliği ve yasal kesinti sınırının aşılmaması |
| Beyan uyumu | Bordro toplamlarının muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle mutabakatı |
Bordronun saklanması, ibrazı ve kişisel veri boyutu
Saklamada birden fazla süre aynı anda işler. 213 sayılı Kanun'un 253'üncü maddesi defter ve belgelerin ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl muhafazasını, 256'ncı maddesi yetkililere ibrazını öngörür; 5510 sayılı Kanun'un 86'ncı maddesi işyeri kayıtları için on yıllık saklama süresi belirlemiştir. 4857 sayılı Kanun'un 75'inci maddesi ayrıca her çalışan için özlük dosyası tutulmasını zorunlu kılar.
İş ilişkisinden doğan alacaklarda öngörülen zamanaşımı süreleri de arşiv planını etkiler; uyuşmazlıkta ödemenin ispatı büyük ölçüde işverene düşer. Bu nedenle bordroların, puantaj ve fazla çalışma kayıtlarının, izin belgelerinin ve banka dekontlarının birlikte saklanması gerekir. Kayıtların usulüne uygun tutulmaması ve ibraz edilmemesi hâlinde 5510 sayılı Kanun'un 102'nci maddesindeki idari para cezaları ile 213 sayılı Kanun'daki hükümler gündeme gelir.
Bordro, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında kişisel veri içerir; sağlık raporu, engellilik durumu veya sendika üyeliği söz konusu olduğunda özel nitelikli veri rejimi uygulanır. Saklama ve imha politikası, erişim yetkileri ve bordronun elektronik ortamda iletilme yöntemi bu çerçevede belirlenir. Denetimde kayıtlar, işyeri dosyasının bağlı olduğu sosyal güvenlik merkezine ve vergi dairesine ibraz edilir; Bursa'daki bir işyerinde bu birimler ilçeye göre değişir.
Sık sorulanlar
Bordronun çalışan tarafından imzalanması zorunlu mudur?
Ücretin banka aracılığıyla ödendiği hâllerde ispat dekontla sağlanır ve bordronun ıslak imzalı olması aranmaz. Buna karşılık 4857 sayılı Kanun'un 37'nci maddesindeki hesap pusulasının çalışana verilmesi ayrı bir yükümlülüktür; belirlenen ölçütlerin üzerindeki işyerlerinde ödemenin bankadan yapılması da zorunludur.
Yemek ve yol yardımı prime tabi midir?
5510 sayılı Kanun'un 80'inci maddesi ayni yardımları prime esas kazanç dışında bırakır; nakden yapılan yemek ve yol ödemelerinde Kurumca belirlenen sınırlar dâhilinde istisna uygulanır. Bu ödemelerin gelir vergisi karşısındaki durumu ayrıca değerlendirilir; iki mevzuattaki ölçütler aynı değildir.
Net ücret üzerinden anlaşmak mümkün müdür?
Mümkündür; bu hâlde bordro netten brüte hesaplanır ve kümülatif matrah yükseldikçe aynı net ücretin brüt karşılığı ile işveren maliyeti yıl içinde artar. Sözleşmede ücretin net kararlaştırıldığı açıkça yazılmazsa, uyuşmazlıkta tutarın brüt olduğu yönündeki kabul öne çıkar.
Fazla çalışma ücreti yerine izin verilebilir mi?
4857 sayılı Kanun'un 41'inci maddesi, çalışanın talebi hâlinde zamlı ücret yerine serbest zaman kullanılmasına imkân verir; serbest zaman maddede belirtilen oranda ve süre içinde kullandırılır. Tercihin yazılı kayda bağlanması, bordro ile çalışma süresi kayıtlarının tutarlı kalmasını sağlar.
Değerlendirme
Bordro tek bir hesap tablosu değil; iş hukuku, sosyal güvenlik ve vergi mevzuatının aynı ödeme üzerinde kesiştiği bir kayıttır. Çalışma sürelerinin doğru tutulması, prime esas kazancın ve kümülatif matrahın düzenli izlenmesi, kesinti sırasının korunması ve belgelerin öngörülen süreler boyunca saklanması bu kaydın güvenilirliğini belirler. İşyerinin niteliğine ve çalışma düzenine özgü bir değerlendirme için Osmangazi/Bursa'daki büromuzun iletişim sayfasındaki bilgilerinden yararlanılabilir.