Sigortalı çalıştırmak yalnızca ücretin hesaplanmasından ibaret değildir; 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun birlikte uygulandığı bir kayıt ve bildirim düzenini beraberinde getirir. Bordro bu düzenin merkezindeki belgedir; hem ücret alacağının hem prim ve vergi yükümlülüklerinin dayanağıdır. Aşağıda süreç, işyeri tescilinden belge saklamaya kadar yapısal olarak açıklanmıştır.
Bordro sürecinin dayandığı mevzuat
Bordro tek bir kanunun konusu değildir. Ücretin tanımı, ödenme biçimi ve ücret hesap pusulası 4857 sayılı Kanun'da; sigortalılık, prime esas kazanç ve bildirim yükümlülükleri 5510 sayılı Kanun'da; ücret üzerinden yapılacak vergi kesintisi 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu'nda; bordronun bir vesika olarak taşıması gereken unsurlar ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 238. maddesinde düzenlenmiştir. Ücret ödemelerinin damga vergisi yönü ise 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu'nda yer alır.
Bu çok kaynaklı yapı, süreci ay sonunda yapılan tek bir işlem değil, ay boyunca biriken kayıtların dönem sonunda belgeye dönüşmesi hâline getirir. İşe giriş ve çıkış hareketleri, istirahat ve izin kayıtları ile fazla çalışma onayları eş zamanlı tutulmadığında, dönem sonundaki hesaplama doğrulanabilir bir dayanaktan yoksun kalır.
İşyeri tescili ve sigortalı işe giriş bildirimi
Sigortalı çalıştırmaya başlanmasıyla birlikte, 5510 sayılı Kanun'un 11. maddesi uyarınca işyeri bildirgesi verilerek işyerinin Sosyal Güvenlik Kurumu nezdinde tescil edilmesi gerekir. Şirket kuruluşlarında ticaret sicili müdürlüğüne yapılan başvurunun Kuruma bildirilmesiyle bildirgenin verilmiş sayıldığı hâller aynı maddededir. Tescil üzerine verilen işyeri sicil numarası, sonraki prim ve hizmet bildirimlerinin anahtarı olur.
Sigortalı işe giriş bildirgesi, kural olarak sigortalı çalışmaya başlatılmadan önce Kuruma verilir. 5510 sayılı Kanun'un 8. maddesinde inşaat, balıkçılık ve tarım işleri gibi bazı iş kolları ile ilk defa işyeri tescil edilen hâller için farklı süreler öngörülmüştür; bu nedenle her işe alımda hangi kuralın uygulandığı ayrıca kontrol edilir. Bildirimin süresinde yapılmaması, 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesindeki idari para cezaları ile prim teşviklerinden yararlanma hakkının kaybı sonucunu doğurabilir.
İşe giriş aşamasındaki bilgiler bordronun da temelini kurar: kimlik bilgileri, meslek kodu, sözleşmenin türü ve süresi, çalışmanın tam ya da kısmi süreli olması, varsa engellilik durumu ve sosyal güvenlik destek primine tabi çalışma hâli. Meslek kodunun fiilen yapılan işle uyumlu olması, hem denetimlerde hem de teşvik uygulamalarında önem taşır.
Ücret bordrosunun unsurları ve ücret hesap pusulası
Vergi Usul Kanunu'nun 238. maddesi, ücret ödemelerinin bordro ile belgelendirilmesini ve bordroda belirli bilgilerin yer almasını zorunlu kılar. Uygulamada bordroda şu unsurlar birlikte bulunur:
- işyerinin sicil bilgileri ve bordronun ait olduğu dönem,
- her sigortalının adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası,
- prim ödeme gün sayısı ile prime esas kazanç tutarı,
- brüt ücret ile fazla çalışma, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil, prim ve ikramiye gibi eklemeler,
- sigorta primi ve işsizlik sigortası primi işçi payı kesintileri,
- gelir vergisi ve damga vergisi kesintileri ile yürürlükteki istisnaların etkisi,
- avans, icra, nafaka ve benzeri diğer kesintiler,
- net ödenecek tutar, ödeme tarihi ve ödemenin yapıldığını gösteren imza ya da banka kaydı.
Prime esas kazancın hesabında iki eşik birlikte gözetilir: mevzuatta belirlenen alt sınırın altında kalan kazanç bu sınıra tamamlanır, üst sınırı aşan kısım prime tabi tutulmaz. Yemek, çocuk ve aile yardımı gibi ödemelerin 5510 sayılı Kanun'un 80. maddesi çerçevesinde prime esas kazanca hangi ölçüde dahil edileceği, mevzuatta belirlenen tutar ve oranlara göre saptanır ve bu ölçüler her dönem güncel metinden teyit edilir. Vergi yönünden ücretin asgari ücrete isabet eden kısmına ilişkin gelir ve damga vergisi istisnası ile engellilik indirimi hesabı etkiler. İcra kesintilerinde ücretin haczedilebilir kısmına ilişkin sınır 4857 sayılı Kanun'un 35. maddesinde düzenlenmiştir; nafaka alacakları bu sınırlamanın dışındadır.
Bordronun yanı sıra, 4857 sayılı Kanun'un 37. maddesi gereği her ödemede işçiye ücret hesap pusulası verilir; pusulada ödemenin ilişkin olduğu dönem, asıl ücrete yapılan eklemeler ve kesintiler ayrı ayrı gösterilir. Ücretin banka aracılığıyla ödenmesinin zorunlu olduğu hâller ilgili yönetmelikte belirlenmiş olup, ödeme kanalı ile bordro kaydının tutarlı olması aranır.
Çalışma süresi, fazla çalışma ve izin kayıtları
Bordroda görünen tutarların dayanağı, ay içinde tutulan puantaj ve devam kayıtlarıdır. Haftalık çalışma süresinin kanunda belirlenen üst sınırı aşan çalışma fazla çalışma, sözleşmeyle haftalık süre kanuni sınırın altında belirlenmişse bu sınıra kadar yapılan çalışma fazla sürelerle çalışma sayılır; 4857 sayılı Kanun'un 41. maddesinde iki hâl için farklı zam oranları öngörülmüştür. Aynı Kanun'un 63. maddesi uyarınca denkleştirme uygulanan işyerlerinde, denkleştirme süresi içinde ortalama haftalık çalışma süresi kanuni sınırı aşmadıkça fazla çalışma doğmaz. İşçinin talebi hâlinde zamlı ücret yerine mevzuatta öngörülen oranda serbest zaman kullanılması da mümkündür.
Fazla çalışma için aranan işçi onayının alınması ve yıllık üst sınırın izlenmesi kayıt düzeninin parçasıdır. Gece çalışması, telafi çalışması ve postalar hâlinde çalışmada ayrı sınırlamalar bulunduğundan, puantajın yalnızca toplam saati değil çalışmanın niteliğini de göstermesi beklenir. Yıllık ücretli izinlerde ise Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği uyarınca her işçi için izin kayıt belgesi tutulur; izne hak kazanma tarihi, kullanılan ve devreden gün sayıları, izin ücretinin ödenme zamanı ve sözleşme sona erdiğinde kullanılmayan izin karşılığının hesabı bu kayıtlara dayanır.
Eksik gün nedenleri ve geçici iş göremezlik
Sigortalının ay içinde tam çalışmaması hâlinde eksik günlerin nedeni beyannamede ilgili kodla bildirilir. Nedenler arasında istirahat, ücretsiz izin, disiplin cezası, tutukluluk, kısmi süreli çalışma, puantaja dayanan devamsızlık, grev ve lokavt ile ay içinde işe giriş veya işten çıkış bulunur. Nedenin doğru kodlanması, sigortalının prim ödeme gün sayısını, sağlık hizmetlerinden yararlanma koşullarını ve emeklilik hesabını doğrudan etkiler. Nedeni belgeleyen kayıtlar Kuruma gönderilmese de işyerinde muhafaza edilir ve denetimde ibraz edilir.
Geçici iş göremezlik raporlarında, rapor süresine ait ve ücret ödenmeyen günler eksik gün olarak bildirilir; ödeneğin Kurumca ödenebilmesi için istirahat süresinde çalışılmadığına ilişkin bildirimin işverence yapılması gerekir. İşverenin sözleşmeden doğan tamamlayıcı ödemesi varsa, bordroda Kurum ödeneğinden ayrıştırılarak gösterilir.
Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi
Ücret ödemelerine ilişkin vergi kesintilerinin muhtasar beyanname ile Gelir İdaresi Başkanlığına, prim ve hizmet bilgilerinin aylık prim ve hizmet belgesi ile Sosyal Güvenlik Kurumuna ayrı ayrı bildirildiği yapı, Gelir Vergisi Kanunu'nun 98/A maddesi ve ilgili tebliğlerle Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi adı altında birleştirilmiştir. Beyanname elektronik ortamda tek bildirim olarak verilir, veriler iki kurum arasında paylaşılır.
Birleştirilmiş yapıda beyannamenin vergi kesintilerine ilişkin bölümü ile sigortalı bazındaki hizmet bölümü aynı belgede yer alır. Sigortalının prim ödeme gün sayısı, prime esas kazancı, eksik gün nedeni, meslek kodu ve ay içinde ayrılmışsa işten çıkış nedeni beyanname içinde bildirilir. Beyannamenin verilme süresi ile buna bağlı ödeme süreleri yürürlükteki mevzuatta belirlenmiştir; bu süreler değişebildiğinden her dönem güncel takvim esas alınır. Hatalı bildirimlerin düzeltilmesi ek ya da düzeltme beyannamesi ile yapılır; düzeltmenin hangi sürede ve usulde yapıldığı, Vergi Usul Kanunu ile 5510 sayılı Kanun'da öngörülen yaptırımlar bakımından belirleyicidir.
Bildirimler, Kurumun e-Bildirge ve işveren sistemleri ile Gelir İdaresi Başkanlığının elektronik beyan sistemi üzerinden yürütülür. Kullanıcı yetkilerinin güncel tutulması ve bildirimin 3568 sayılı Kanun kapsamındaki aracılık ve sorumluluk sözleşmesine dayanıp dayanmadığının baştan netleştirilmesi gerekir. Sigortalı yönünden e-Devlet üzerinden görülen hizmet dökümü ile bordrodaki gün sayısının karşılaştırılması, hataların erken fark edilmesini sağlar.
İş sözleşmesinin sona ermesi ve ayrılış bildirimi
Sigortalılığın sona ermesi, 5510 sayılı Kanun'un 9. maddesi çerçevesinde işten ayrılış bildirgesi ile Kuruma bildirilir. Bildirimdeki çıkış nedeni kodu teknik bir alan olmanın ötesinde hukuki sonuç doğurur: işsizlik ödeneğine hak kazanma, kıdem ve ihbar tazminatı istemleri, istihdam teşvikleri ve iş güvencesi hükümleri bu kodla bildirilen verilerle ilişkilendirilir.
Kod listesinde istifa, işverence haklı neden bildirilmeksizin yapılan fesih, taraflardan birinin haklı nedenle feshi, deneme süresi içinde fesih, belirli süreli sözleşmenin süre bitimi, emeklilik, askerlik, kadın işçinin evlilik nedeniyle feshi, ölüm ve anlaşmayla sona erme gibi seçenekler bulunur. Fiilî durumla örtüşmeyen bir kod, sonradan düzeltilmesi gereken uyuşmazlıklara yol açar.
Fesihle birlikte 4857 sayılı Kanun'un 17. maddesindeki ihbar süreleri, koşulları varsa 1475 sayılı Kanun'un 14. maddesine göre kıdem tazminatı ve kullanılmayan yıllık izin karşılığı hesaplanır. Kıdem tazminatında ilgili dönem için mevzuatta belirlenen tavan tutarı gözetilir; ayrıca 4857 sayılı Kanun'un 28. maddesi uyarınca işçiye çalışma belgesi verilir.
Belgelerin saklanması ve ibrazı
İşveren; ücret bordroları, hesap pusulaları, puantaj ve izin kayıtları, işe giriş ve çıkış bildirgeleri ile beyanname ve tahakkuk belgelerini mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklamak ve istenmesi hâlinde ibraz etmek zorundadır. Saklama süresi tek bir kaynaktan değil, 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi, Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerinden birlikte doğar; farklı süreler öngörüldüğünde en uzun süre esas alınır.
Elektronik ortamda tutulan kayıtlarda okunabilirliğin ve bütünlüğün korunması, imza yerine kullanılan onay yöntemlerinin belgelenmesi ayrıca önem taşır; kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması bakımından 6698 sayılı Kanun'daki yükümlülükler de aynı dosya düzeni içinde dikkate alınır. İş hukukundan doğan uyuşmazlıklarda ücretin, fazla çalışmanın ve izin kullanımının ispatı büyük ölçüde bu kayıtlar üzerinden yapıldığından, saklama yükümlülüğü yalnızca idari bir gereklilik değil, aynı zamanda ispat aracıdır.
Bu konuda bilgi almak için
Bordro ve sosyal güvenlik bildirimlerine ilişkin yükümlülükler işyerinin faaliyet konusuna, çalışan sayısına ve sözleşme türlerine göre farklılaşır. Konuya ilişkin bilgilendirme talepleri için iletişim sayfasındaki bilgilerden yararlanılabilir.