Şahıs işletmesi kurma rehberi: işe başlama, defter ve ilk beyanlar

Şahıs işletmesi kurmak, gerçek kişinin ticari faaliyetini kendi adına ve kendi vergi kimliği üzerinden yürütmesi demektir. Süreç, yürürlükteki mevzuatta belirlenen süre içinde verilen işe başlama bildirimiyle açılır; yoklama, sicil ve oda kaydı, defter tasdiki, 4/b sigortalılık tescili ile ilk katma değer vergisi ve geçici vergi dönemleriyle tamamlanır. Aşağıda bu adımlar sırasıyla, hangi kanuna dayandıkları ve hangi kuruma karşı yerine getirildikleri belirtilerek açıklanmaktadır.

Şahıs işletmesi ne anlama gelir?

Hukukumuzda "şahıs işletmesi" ayrı bir tüzel kişilik türü değildir. Tek bir gerçek kişinin ticari, sınai veya zirai bir faaliyeti kendi nam ve hesabına yürütmesini anlatan pratik bir adlandırmadır. İşletmenin borçlarından işletme sahibi tüm malvarlığıyla sorumludur; şirketlerde olduğu gibi sorumluluğu sermaye ile sınırlayan bir yapı bulunmaz.

Vergi tarafında kazanç, 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu kapsamında ticari kazanç olarak vergilendirilir ve işletme sahibinin yıllık gelir vergisi beyannamesinde beyan edilir. İşletmenin vergi kimlik numarası, kişinin T.C. kimlik numarasıdır; ayrı bir sermaye, ortaklık payı veya genel kurul yapısı söz konusu değildir.

Kuruluş öncesinde netleştirilmesi gereken üç başlık vardır: yürütülecek faaliyetin konusu ve buna karşılık gelen NACE faaliyet kodu, işin görüleceği adres ve bu adresin kullanım hakkını gösteren belge, faaliyetin ruhsat, izin ya da mesleki yeterlilik gerektirip gerektirmediği.

İşe başlama bildirimi ve mükellefiyetin tesisi

Mükellefiyetin başlangıcı, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun bildirimlere ilişkin hükümlerine dayanır. VUK'un 153. maddesi işe başlamayı bildirim yükümlülüğüne bağlar; 168. madde ise bu bildirimin hangi süre içinde yapılacağını düzenler. Süre, yürürlükteki kanun metnine göre tespit edilir ve bildirimin gecikmeden verilmesi esastır. Geç bildirim, VUK'un ceza hükümleri kapsamında usulsüzlük cezası uygulanmasını gündeme getirir.

Bildirim, mükellefin kendisi tarafından ya da 3568 sayılı Kanuna göre yetki almış meslek mensubu aracılığıyla, Gelir İdaresi Başkanlığının elektronik kanalları üzerinden yapılabilir. Bildirime tipik olarak şu belgeler eşlik eder:

• kimlik bilgileri ve yerleşim yeri bilgisi,
• iş yerinin kullanım hakkını gösteren kira sözleşmesi veya tapu,
• imza beyannamesi ya da elektronik ortamda alınan imza kaydı,
• faaliyet konusuna karşılık gelen NACE kodu seçimi,
• varsa ruhsat, izin veya yeterlilik belgesi.

Osmangazi'de faaliyet gösterecek bir işletme, iş yeri adresine göre Bursa Vergi Dairesi Başkanlığına bağlı ilgili vergi dairesinin mükellefi olur. Adresin baştan doğru bildirilmesi önemlidir; çünkü hem yoklama hem de sonraki tebligatlar bu adres üzerinden yürür.

Yoklama: iş yerinin fiilen tespiti

İşe başlama bildiriminin ardından vergi dairesi, VUK'un 127 ve devamı maddelerinde düzenlenen yoklama işlemini yapar. Yoklamada iş yerinin bildirilen adreste fiilen bulunup bulunmadığı, faaliyetin niteliği, kullanılan demirbaş ve emtia, varsa çalışan sayısı gibi hususlar tespit edilir ve yoklama fişi düzenlenir.

Yoklama sırasında iş yerinde bulunulması, tabela ve levhanın hazır olması, kira sözleşmesinin ve faaliyetle uyumlu asgari donanımın mevcut olması beklenir. Bildirilen adreste faaliyet tespit edilemezse, VUK'un 160 ve 160/A maddeleri kapsamında mükellefiyet kaydının terkini gündeme gelebilir. VUK'un 153/A maddesi ise belirli riskli durumlarda teminat aranmasını düzenler.

Adres, unvan veya faaliyet konusu sonradan değişirse bu değişiklikler de VUK'un 157 ve devamı maddeleri uyarınca bildirilir; aksi hâlde tebligatlar eski adrese yapılmaya devam eder.

Ticaret sicili, oda kaydı ve tacir ile esnaf ayrımı

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 12. maddesi, bir ticari işletmeyi kısmen de olsa kendi adına işleten kişiyi tacir sayar. Buna karşılık 15. madde, faaliyeti sermayeden çok bedeni çalışmaya dayanan ve geliri ilgili düzenlemede belirlenen sınırı aşmayan kişileri esnaf olarak tanımlar. Bu ayrım biçimsel bir ayrıntı değildir; hangi sicile ve hangi odaya kayıt olunacağını, hangi defterlerin tutulacağını ve ticari hükümlerin ne ölçüde uygulanacağını belirler.

Tacir sayılan gerçek kişi, ticari işletmesini MERSİS üzerinden yürütülen başvuruyla ticaret siciline tescil ettirir; Bursa'da bu işlem Bursa Ticaret Sicili Müdürlüğü nezdinde yapılır ve tescili ilgili ticaret odasına kayıt izler. Esnaf kapsamındaki kişi ise 5362 sayılı Kanun çerçevesinde esnaf ve sanatkârlar siciline ve faaliyet konusuna uygun esnaf odasına kaydolur.

Tacir sıfatı beraberinde ticari defter tutma, ticaret unvanını kullanma ve işletmeyle ilgili işlemlerde tacir olmanın sonuçlarına katlanma yükümlülüklerini getirir.

Defter tutma esası: işletme hesabı mı, bilanço mu?

VUK'un 176. maddesi tüccarları iki sınıfa ayırır: birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına, ikinci sınıf tüccarlar işletme hesabı esasına göre defter tutar. Sınıflandırmada kullanılan alım, satım ve gayrisafi iş hasılatı hadleri 177. maddede yer alır; bu hadler yürürlükteki mevzuatta belirlenen usule göre güncellenir ve Resmî Gazete'de yayımlanan genel tebliğlerle duyurulur. Bu nedenle tutarlar için daima yürürlükteki tebliğe bakılmalıdır.

Yeni kurulan bir işletme, faaliyetinin niteliğine ve öngörülen iş hacmine göre sınıflandırılır; sonraki yıllarda hadlerin aşılıp aşılmadığına göre sınıf değişikliği söz konusu olabilir. Ticari kazanç sahiplerinin bir bölümü için ise GVK'nın 46 ve devamı maddelerinde düzenlenen basit usul uygulanır; basit usulde tespit olunan kazançlara ilişkin istisna, GVK'nın mükerrer 20/A maddesinde yer alır.

Defterlerin tasdik zamanı VUK'un 220 ve 221. maddelerinde düzenlenmiştir; 221. madde yeni işe başlayanlar bakımından tasdikin işe başlama tarihinden önce yapılmasını öngörür. İşletme hesabı esasına ve basit usule tabi mükelleflerin kayıtları Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutulur.

Belge düzeni: fatura, e-belge ve ödeme kaydedici cihaz

Belge düzeni, VUK'un 229 ve devamı maddelerinde düzenlenir. Satılan mal veya yapılan iş karşılığında fatura düzenlenmesi asıldır; nihai tüketiciye yapılan ve belirlenen haddin altında kalan satışlarda perakende satış vesikaları kullanılabilir. Fatura düzenleme haddi yürürlükteki tebliğlerle belirlendiği için tutar yerine güncel metin esas alınmalıdır.

Elektronik belge uygulamaları da tebliğlerle belirlenen ciro ve sektör ölçütlerine bağlıdır. Zorunluluk kapsamına girmeyen işletmeler e-Arşiv fatura portalı üzerinden münferit fatura düzenleyebilir. Perakende satış yapan ve hizmet sunan mükellefler bakımından 3100 sayılı Kanun kapsamında ödeme kaydedici cihaz kullanma mecburiyeti değerlendirilmelidir.

Gider tarafında, harcamanın kanunen kabul edilen bir gider olması kadar belgelendirilmiş olması da önemlidir. Ayrıca VUK'un mükerrer 257. maddesine dayanılarak belirlenen tevsik zorunluluğu gereği, belirlenen tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin finansal kurumlar aracılığıyla yapılması gerekir.

4/b sigortalılığı ve işçi çalıştırma

Ticari kazanç sahipleri, 5510 sayılı Kanunun 4. maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi kapsamında sigortalı sayılır. Aynı Kanunun 7 ve 8. maddeleri uyarınca sigortalılığın başlangıcı ve bildirimi, vergi mükellefiyetinin tesisi ile sicil ve oda kaydına bağlanmıştır; bu nedenle işe başlama tarihinin doğru bildirilmesi doğrudan prim yükümlülüğünü etkiler.

4/b sigortalısı, prime esas kazancını mevzuatta belirlenen alt ve üst sınır arasında beyan eder; genel sağlık sigortası da bu kapsamdadır. Prim borcunun bulunması sağlık hizmetlerinden yararlanmayı etkileyebildiği için ödeme takibi ihmal edilmemelidir. Belirli koşulları sağlayan genç girişimciler için GVK'nın mükerrer 20. maddesindeki kazanç istisnası ile 5510 sayılı Kanunda öngörülen prim desteği ayrıca değerlendirilir; şartların sağlanıp sağlanmadığı olay bazında incelenir.

İşletme sigortalı çalıştıracaksa, 5510 sayılı Kanunun 11. maddesi uyarınca iş yeri bildirgesi verilir, çalışanlar için işe giriş bildirgesi düzenlenir ve 4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki yükümlülükler doğar. Ücret ödemeleri üzerinden yapılan gelir vergisi kesintileri ile sigorta primlerine ilişkin bildirim, Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi ile birlikte yapılır.

İlk beyan dönemleri: KDV, geçici vergi ve yıllık beyan

3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu kapsamında mükellefiyet, işe başlama ile birlikte tesis edilir. Kanunun 39. maddesi vergilendirme dönemini düzenler ve dönemin mükellef gruplarına göre belirlenmesinde Bakanlığa yetki tanır; işletmenin aylık mı üç aylık dönemlere mi tabi olduğu ile beyan ve ödeme günleri yürürlükteki düzenlemeye göre tespit edilir.

İlk dönemlerde hesaplanan KDV'nin, yüklenilen KDV'den düşük olması ve sonraki döneme devreden KDV çıkması olağandır; kuruluş aşamasındaki demirbaş, dekorasyon ve stok alımları bunun tipik nedenidir. İndirim hakkının kullanılabilmesi için belgenin usulüne uygun düzenlenmiş ve kanuni defterlere kaydedilmiş olması gerekir. KDVK'nın 29. maddesi, indirim hakkının hangi süre içinde kullanılabileceğini düzenler.

Ticari kazanç sahipleri, GVK'nın mükerrer 120. maddesi uyarınca cari vergilendirme döneminin gelir vergisine mahsuben geçici vergi öder. Geçici vergi, hesap döneminin mevzuatta belirlenen kesitleri itibarıyla tespit edilen kazanç üzerinden hesaplanır; dönem sayısı, oran, beyan ve ödeme süreleri için yürürlükteki düzenleme esas alınmalıdır.

Dönem içinde ödenen geçici vergi, yıllık beyanname üzerinden hesaplanan gelir vergisinden mahsup edilir; mahsup sonrası kalan tutar iade veya diğer vergi borçlarına mahsup konusu olabilir.

Yıllık gelir vergisi beyannamesi, GVK'nın 92. maddesinde belirtilen dönemde verilir. Beyannamede yalnızca ticari kazanç değil, kişinin beyana tabi diğer gelir unsurları da yer alır; kira geliri veya menkul sermaye iradı bulunan mükelleflerin bu gelirleri birlikte değerlendirmesi gerekir.

Kuruluş sürecinin kontrol listesi

Aşağıdaki tablo, kuruluşta hangi adımın hangi kurum nezdinde yürütüldüğünü özetler; süreler ve tutarlar yürürlükteki mevzuatta yer aldığı için tabloya alınmamıştır.

Tablodaki adımlar birbirini besler: NACE kodu belge düzenini, defter sınıfı beyan biçimini, işe başlama tarihi ise ilk vergilendirme dönemi ile sigortalılığın başlangıcını belirler.

Sık yapılan hatalar ve sonuçları

Kuruluş aşamasındaki hatalar tek başına küçük görünür; sonuçları ise ilerleyen dönemlerde beyan, indirim ve ceza boyutuyla ortaya çıkar. Uygulamada en sık karşılaşılanlar şunlardır:

• Faaliyetle uyumsuz NACE kodu seçilmesi: yoklamada uyumsuzluk tespitine yol açar, oda kaydının ve gerekli ruhsatların dayanağını bozar.
• Defter tasdikinin gecikmesi: kanuni defterlerin süresinde tasdik ettirilmemesi VUK'un 30. maddesi kapsamında re'sen takdir sebebi sayılır ve defterlerin ispat gücünü zayıflatır.
• Adres değişikliğinin bildirilmemesi: tebligatlar eski adrese yapılmaya devam eder, mükellefin bilgisi olmadan süreler işlemeye başlar.
• Boş dönemde beyanname verilmemesi: matrah çıkmasa dahi beyan yükümlülüğü sürer; verilmemesi ceza ve re'sen tarhiyat riski doğurur.
• Tevsik zorunluluğuna aykırı ödeme: belirlenen tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin elden yapılması, VUK'un mükerrer 355. maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezasına konu olur.
• Kişisel harcamaların işletme gideri sayılması: GVK'nın 41. maddesinde sayılan indirilemeyecek giderler ile işletmeden çekilen değerler ayrıştırılmazsa matrah eksik hesaplanır.

Bu başlıkların ortak yönü, kuruluş anında kısa bir kontrolle önlenebilir olmalarıdır. Sonradan giderilmeleri ise düzeltme beyannamesi, VUK'un 371. maddesindeki pişmanlık hükümleri veya ceza süreçleri üzerinden yürür.

Sık sorulanlar

Şahıs işletmesi mi, limited şirket mi kurulmalı?

Bu bir tercih sorusu değil, faaliyetin yapısına bağlı bir değerlendirmedir. Sorumluluğun sınırlanması, ortak alınması, kazancın vergilendirme rejimi ve kuruluş ile sona erme işlemlerinin yükü birlikte ele alınır. Aynı ciroya sahip iki işletme için sonuç farklı olabilir.

İkametgâhımı iş yeri olarak gösterebilir miyim?

Bazı faaliyetler için mümkündür; ancak binanın yönetim planı, faaliyetin niteliği ve gerekli izinler belirleyicidir. Konutun iş yeri olarak kullanılması hâlinde kira ödemeleri üzerinden GVK'nın 94. maddesi kapsamında tevkifat yapılması gündeme gelir ve giderlerin ne ölçüde indirilebileceği ayrıca değerlendirilir.

İşe başlamadan önce yapılan harcamalar gider yazılabilir mi?

Belirleyici olan harcamanın kazancın elde edilmesiyle ilgisi ve belgelendirilmiş olmasıdır. Kuruluş aşamasındaki bazı harcamalar doğrudan gider, bazıları ise amortismana tabi iktisadi kıymet olarak dikkate alınır; belgelerin mükellef adına düzenlenmiş olması şarttır.

Faaliyet olmayan dönemde beyanname vermek gerekir mi?

Evet. Mükellefiyet devam ettiği sürece ilgili beyannameler, matrah çıkmasa dahi verilir. Faaliyete ara verilecekse bunun vergi dairesine bildirilmesi, işin tamamen bırakılması hâlinde ise VUK'un 160. maddesi kapsamında işi bırakma bildiriminde bulunulması gerekir.

İşletmeyi kapatmak ne kadar sürer?

İşi bırakma bildirimi, son dönem beyannameleri, defter ve belgelerin durumunun tespiti, sicil ve oda kayıtlarının terkini ile sigortalılığın sonlandırılması ayrı ayrı yürütülür. Kapanış tek bir başvuruyla tamamlanmaz; kayıt bulunan her kurum nezdinde ayrı işlem gerekir.

Bursa'da hangi kurumlarla muhatap olunur?

İş yeri adresine göre Bursa Vergi Dairesi Başkanlığına bağlı vergi dairesi, tacir sıfatı varsa Bursa Ticaret Sicili Müdürlüğü ve ilgili ticaret odası, esnaf kapsamındaysa esnaf ve sanatkârlar sicili ile ilgili esnaf odası, sigortalılık bakımından ise SGK birimleri muhatap olur. Defter tutma ve beyan hizmetleri 3568 sayılı Kanun kapsamında yetkili meslek mensuplarınca yürütülür; Bursa'da meslek mensupları Bursa SMMM Odasına kayıtlıdır. Bağımsız denetim ise 6102 sayılı Kanun ve KGK düzenlemeleri uyarınca ayrı bir yetkilendirmeye tabidir ve 3568 sayılı Kanun kapsamındaki muhasebe ve beyan hizmetlerinden farklıdır.

Değerlendirme

Şahıs işletmesi kuruluşu birbirine bağlı adımlardan oluşur; bildirim, sicil, defter ve sigortalılık başlıklarından birindeki eksik, diğerlerinde de sonuç doğurur. Hangi defter esasının uygulanacağı, hangi belgelerin düzenleneceği ve ilk beyan dönemlerinin nasıl şekilleneceği, faaliyetin niteliği ile yürürlükteki mevzuata göre belirlenir. Konuya ilişkin sorular için iletişim sayfasındaki bilgiler üzerinden büroya ulaşılabilir.