Muhasebe defterlerinin tutulması, bir işletmenin dönem içinde gerçekleştirdiği işlemlerin belgeye dayalı biçimde kayda alınması ve bu kayıtlardan mali tablo üretilmesi sürecidir. Bu sayfada 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde tutulan defterler, tek düzen hesap planına göre kayıt düzeni, e-Defter berat yüklemesi, aylık mutabakat çalışmaları ve dönem sonu kapanışıyla üretilen raporlar açıklanmaktadır. Anlatım, işin adımlarını ve işletmeden beklenenleri gösterir.
Defter tutma yükümlülüğü ve tabi olunan esas
Defter tutma yükümlülüğünün kapsamı, mükellefin hukuki yapısına ve faaliyetinin büyüklüğüne göre belirlenir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, gerçek kişi ticari kazanç sahiplerini işletme hesabı esası ile bilanço esası arasında ayırır; sermaye şirketleri bakımından ise bilanço esası zorunludur. Serbest meslek erbabı serbest meslek kazanç defteri tutar, zirai kazançlar için ayrı bir kayıt düzeni öngörülür. Hangi esasa tabi olunacağı, ilgili yılda mevzuatta belirlenen hadlerle karşılaştırma yapılarak tespit edilir; haddin aşılması izleyen dönemde esas değişikliğine yol açabilir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, tacirler bakımından ticari defterleri ayrıca düzenler. Bu nedenle bir sermaye şirketinde vergi mevzuatının aradığı defterler ile ticaret hukukunun aradığı defterler birlikte ele alınır: yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterinin yanında pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri de bu kapsamdadır.
Defterlerin açılış ve kapanış onayları mevzuatta öngörülen süreler içinde yaptırılır; onaya tabi defterler ile onay zamanları mükellefiyet türüne ve şirket yapısına göre değişir. Elektronik ortamda tutulan defterlerde bu işlev, noter onayı yerine sistem üzerindeki bildirim ve berat süreçleriyle karşılanır. Onay durumunun dönem başında kontrol edilmesi, sonradan giderilmesi güç sorunların önüne geçer.
Tek düzen hesap planı ve kayıt düzeni
Kayıtlar, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri ile yürürlüğe konulan tek düzen hesap planına göre yapılır. Hesap planı; dönen ve duran varlıklar, kısa ve uzun vadeli yabancı kaynaklar, öz kaynaklar, gelir tablosu hesapları ile maliyet hesaplarından oluşan bir sınıflandırma sunar. Bu sınıflandırma, mali tabloların standart biçimde üretilmesini ve dönemlerin karşılaştırılmasını mümkün kılar.
Uygulamada hesap planı, işletmenin faaliyet konusuna göre alt kırılımlarla ayrıntılandırılır. Cari hesaplar müşteri ve satıcı bazında, banka hesapları banka ve şube bazında, gider hesapları gider türü ve gerektiğinde masraf yeri bazında açılır. Bu ayrıntı düzeyi baştan kurulduğunda mutabakatlar ve dönem sonu karşılaştırmaları belge başına arama gerektirmez.
Yevmiye defterine yapılan her kayıt tevsik edici bir belgeye dayanır; defteri kebir aynı kayıtların hesap bazında toplandığı defterdir. Envanter defterine ise dönem sonunda yapılan fiilî sayım ve değerleme sonuçları yazılır. Üç defter arasındaki tutarlılık, mizanın ve mali tabloların doğruluğunun temelini oluşturur.
e-Defter, berat ve elektronik saklama
e-Defter uygulaması kapsamındaki mükelleflerde yevmiye defteri ve defteri kebir elektronik ortamda oluşturulur. Her dönem için defter dosyaları hazırlanır, bunlara ait berat dosyaları üretilir ve mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenir. Yükleme, ilgili tebliğlerde belirlenen süre içinde yapılır; aylık yükleme yerine geçici vergi dönemleri itibarıyla yükleme seçeneğinin bulunduğu hâllerde tercih hesap dönemi başında belirlenir ve dönem içinde değiştirilmez.
Beratı alınmış bir defterin sonradan değiştirilmesi mümkün değildir. Bu nedenle döneme ait belgelerin berat yüklemesinden önce eksiksiz iletilmiş olması önem taşır. Geç ulaşan bir alış faturası çoğu zaman kaydın izleyen döneme alınmasına, bazı hâllerde ise katma değer vergisi indirim hakkının 3065 sayılı Kanun'da öngörülen süre içinde kullanılamamasına yol açar.
Elektronik defter ve berat dosyaları, mevzuatta öngörülen saklama süresi boyunca ikincil kopyalarıyla birlikte muhafaza edilir. İbraz yükümlülüğü doğduğunda dosyaların okunabilir ve imza doğrulaması yapılabilir durumda bulunması aranır; yalnızca ekran görüntüsü veya yazıcı çıktısı bu yükümlülüğü karşılamaz.
Aylık mutabakat çalışmaları
Kayıtların dış kaynaklarla karşılaştırılması da rutin çalışmanın parçasıdır; dönem beyanı verilmeden önce yürütülen başlıca kontroller şunlardır:
- Banka mutabakatı: hesap ekstrelerindeki hareketlerin kayıtlarla karşılaştırılması, açıklanamayan bakiye farklarının araştırılması.
- Kasa kontrolü: kasa bakiyesinin fiilî durumla ve ödeme belgeleriyle uyumunun gözden geçirilmesi.
- Cari hesap mutabakatı: müşteri ve satıcı bakiyelerinin karşı taraf kayıtlarıyla karşılaştırılması.
- Belge sayısı kontrolü: e-Fatura ve e-Arşiv sistemindeki belge dökümü ile muhasebeye ulaşan belge setinin eşleştirilmesi, iade ve iptallerin izlenmesi.
- Katma değer vergisi kontrolü: indirilecek ve hesaplanan tutarların belge bazında doğrulanması, tevkifatlı işlemlerin ayrıştırılması.
- Personel kayıtları: bordro tahakkukları ile muhasebe kayıtlarının ve ödeme dekontlarının karşılaştırılması.
Bu kontrollerde ortaya çıkan farklar işletmeye iletilir ve belge ya da açıklama istenir. Farkın kaynağı çoğunlukla muhasebeye ulaşmamış bir belge, iki kez kaydedilmiş bir işlem veya yanlış cari hesaba işlenmiş bir tahsilattır. Fark dönem içinde giderilmediğinde, sonraki dönemlerde birikerek bakiyelerin izlenemez hâle gelmesine neden olur.
Dönem sonu envanter, değerleme ve kapanış
Dönem sonunda kayıtlar fiilî durumla karşılaştırılır. Stoklar sayılır ve sayım sonuçları kayıtlarla eşleştirilir; sabit kıymet listesi gözden geçirilerek amortisman ayrılır. Alacak ve borçlar için Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen değerleme ölçüleri uygulanır, yabancı para cinsinden kalemler değerlemeye tabi tutulur, gelecek dönemlere ait gider ve gelirler dönemsellik ilkesi gereği ayrıştırılır.
Şüpheli hâle gelen alacaklarda kanunda aranan şartların oluşup oluşmadığı belge üzerinden değerlendirilir; kıdem tazminatı karşılığı gibi kalemlerde ise ayrılan karşılığın vergi matrahını hangi dönemde etkileyeceği ayrıca ele alınır. Kanunen kabul edilmeyen giderlerin ayrımı da bu aşamada yapılır. Enflasyon düzeltmesi şartlarının oluştuğu dönemlerde düzeltmeye tabi ve tabi olmayan kalemlerin ayrılması ile düzeltilmiş bakiyelerin izleyen döneme aktarılması ayrı bir çalışma gerektirir.
Değerleme ve düzeltme işlemleri tamamlandıktan sonra gelir tablosu hesapları kapatılır, dönem sonucu belirlenir, vergi karşılığı hesaplanır ve kapanış kayıtlarıyla dönem mali tablo üretimine hazır hâle gelir.
Mali tabloların üretilmesi ve raporlama sıklığı
Kapanış sonrasında bilanço ve gelir tablosu düzenlenir. Bilanço belirli bir tarihteki varlık ve kaynak yapısını, gelir tablosu ise dönem içindeki gelir, gider ve sonuç oluşumunu gösterir. Tek düzen hesap planına göre üretilen bu tablolar beyannamelerin ekini oluşturur; kredi başvurusu, ortaklar kurulu ve genel kurul süreçlerinde de kullanılır.
Raporlama sıklığı işletmenin ihtiyacına göre belirlenir. Yaygın uygulama; aylık kapanış sonrasında mizan ve özet gelir tablosu, geçici vergi dönemleri itibarıyla ara mali tablo, dönem sonunda ise yıllık bilanço ve gelir tablosu sunulmasıdır. Talep hâlinde satıcı ve müşteri bakiye listeleri, stok hareket dökümleri, banka ve kasa raporları ile gider dağılım tabloları bu sete eklenebilir.
Rapor, rakamı üretmenin yanında kaydın hangi varsayımla yapıldığını göstermeyi de kapsar. Bir gider kaleminin kanunen kabul edilmeyen gider olarak ayrıştırılması ya da bir alacağın şüpheli sayılıp sayılmadığı tablodaki sonucu doğrudan etkiler; bu tür ayrımlar raporla birlikte belirtilir. Buradaki çalışma, kayıtlardan ve dayanak belgelerden mali tablo üretilmesini kapsar; 6102 sayılı Kanun uyarınca yapılan bağımsız denetim, Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu'nca yetkilendirilen denetçilerce yürütülen ayrı bir faaliyettir ve bu kapsamda hazırlanan raporlar denetim görüşü içermez.
Süreç nasıl işler
Çalışma, 3568 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler uyarınca düzenlenen hizmet sözleşmesiyle başlar. Sözleşmede tarafların yükümlülükleri, belge teslim düzeni ve çalışmanın kapsamı yer alır. Devir alınan bir dosyada ayrıca önceki döneme ait defter, beyanname ve devir bakiyeleri incelenir; açık kalan tahakkuk ve bildirimler tespit edilir.
- Kurulum: hesap planının işletmeye göre düzenlenmesi, açılış bakiyelerinin girilmesi, e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter tanımlarının yapılması, defter onay durumunun kontrolü.
- Ay içi: belgelerin teslim alınması, sınıflandırılması ve yevmiye kayıtlarının yapılması; eksik veya okunamayan belgelerin geri bildirilmesi.
- Ay sonu: mutabakat kontrolleri, beyan öncesi mizanın gözden geçirilmesi, dönem beyannamelerinin hazırlanması ve tahakkukların iletilmesi.
- Beyan sonrası: e-Defter dosyalarının oluşturulması, beratların imzalanarak mevzuatta öngörülen süre içinde yüklenmesi ve saklanması.
- Geçici vergi dönemi: ara değerleme ve amortisman hesapları, ara mali tablo ile geçici vergi çalışması.
- Dönem sonu: envanter, değerleme, kapanış kayıtları, yıllık mali tablolar ve yıllık beyanname hazırlığı.
Her aşamada işletmeye eksik belge listesi ve kontrol sonuçları iletilir. Kayıtlar işletmenin ilettiği belgelere dayanır; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 227. maddesi çerçevesinde meslek mensubunun sorumluluğu, beyannamelerde yer alan bilgilerin defter kayıtlarına ve bu kayıtların dayanağını oluşturan belgelere uygunluğuyla sınırlıdır. Süreç bu nedenle belgenin zamanında ve eksiksiz ulaşması varsayımına dayanır; teslimdeki gecikme hem kaydın hem de beyanın sonraki döneme kaymasına yol açar.
Gerekli belgeler
İşletmenin dönem içinde toplayıp muhasebeye ilettiği belgeler genel olarak şunlardır:
- Alış ve satış faturaları; e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri ile iade, iptal ve itiraz kayıtları.
- Sevk irsaliyeleri, serbest meslek makbuzları, gider pusulaları ve müstahsil makbuzları.
- Ödeme kaydedici cihaz fişleri ile fatura yerine geçen diğer belgeler.
- Banka hesap ekstreleri, kredi ve finansal kiralama sözleşmeleri ile ödeme planları, POS ve sanal POS raporları.
- Çek ve senet bordroları ile teminat mektubuna ilişkin belgeler.
- Kira sözleşmeleri, kira ödeme dekontları ve stopaja ilişkin bilgiler.
- Bordro verileri; işe giriş ve çıkış belgeleri, puantaj ve izin kayıtları.
- Sabit kıymet alım faturaları, ruhsat ve tapu örnekleri, satış veya hurdaya ayırma belgeleri.
- Dönem sonu stok sayım listeleri ve üretim yapan işletmelerde maliyet verileri.
- Şirketlerde ortaklar kurulu ve genel kurul kararları, sermaye ve pay değişikliğine ilişkin belgeler.
Belgelerin asılları ve elektronik belgelerin mevzuatta öngörülen formatları, saklama süresi boyunca işletmede muhafaza edilir; muhasebeye kopya iletilmiş olması bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.
Bilgi almak için
Defter düzeni, e-Defter kapsamı, raporlama sıklığı veya devir alınacak bir dosyanın durumu hakkındaki sorular için iletişim sayfasındaki form üzerinden bilgilendirme talebi iletilebilir.