Muhasebe kaydının dayanağı belgedir; bir dönemin beyanları da o döneme ait belgelerin eksiksiz olmasına bağlıdır. Belgelerin hangi düzenle teslim edildiği, eksik belgenin hangi hakları etkilediği ve dönem kapanışında nelerin karşılaştırıldığı, işletmenin kayıt düzenini belirler. Aşağıda bu süreç, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde açıklanmaktadır.
Belge, kayıt ve beyan arasındaki bağ
213 sayılı Vergi Usul Kanunu, defter kayıtlarının tevsik edici belgelere dayandırılmasını esas alır. Bu nedenle muhasebe, anlatılan işlemi değil belgeye bağlanmış işlemi kaydeder. Bir satışın tahsil edilmiş ya da bir harcamanın fiilen yapılmış olması tek başına yeterli sayılmaz; işlemin türüne uygun belgenin düzenlenmiş ve muhasebeye ulaşmış olması aranır.
Beyanlar bu zincirin son halkasıdır. Katma değer vergisi beyanları, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi, geçici vergi ile yıllık gelir veya kurumlar vergisi beyanları ilgili döneme ait kayıtlardan üretilir. Dönem kapandıktan sonra ortaya çıkan belge çoğu zaman düzeltme gerektirir; bazı durumlarda ise belgeye bağlı hakkın kullanım süresi geçmiş olur.
Meslek mensubunun sorumluluğu, 3568 sayılı Kanun ile Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 227. maddesi çerçevesinde, ibraz edilen belgelerin defterlere ve beyannamelere doğru yansıtılmasıyla ilgilidir. Belgenin varlığı, gerçekliği ve zamanında iletilmesi işletmenin yükümlülüğüdür.
Ay içinde toplanan alış, satış ve hizmet belgeleri
Belge seti faaliyet konusuna göre değişse de temel başlıklar benzerdir:
- Alış faturaları: mal ve hizmet alımları, kira, abonelik, akaryakıt, kargo ve danışmanlık giderleri ile sabit kıymet alımları.
- Satış faturaları: kâğıt, e-Arşiv veya e-Fatura olarak düzenlenen belgeler ile iade ve iptallere ait kayıtlar.
- Sevk irsaliyeleri: malın fiilî sevkine ilişkin belgeler ve bunların faturalarla eşleştirilmesini sağlayan dökümler.
- Serbest meslek makbuzu: serbest meslek erbabından alınan hizmetlere ilişkin makbuzlar.
- Gider pusulası: belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişilerden yapılan alımlar ve mevzuatın öngördüğü diğer hâller.
- Müstahsil makbuzu: çiftçilerden yapılan zirai ürün alımları.
- Perakende satış vesikaları: ödeme kaydedici cihaz fişleri ve fatura yerine geçen diğer belgeler.
- İthalat ve ihracat dosyaları: gümrük beyannameleri, gümrükte ödenen vergilere ilişkin belgeler, navlun ve sigorta faturaları.
- Noter, tapu ve harç makbuzları ile kira, taşeronluk, bayilik gibi süreklilik taşıyan sözleşmeler.
Tarih, unvan, vergi kimlik numarası, tutar ve oran alanlarında eksiklik bulunan belgeler ay içinde daha kolay düzeltilir; dönem kapandıktan sonra aynı düzeltme, karşı tarafın kayıtlarını da etkileyen bir işleme dönüşür. Katma değer vergisi tevkifatına tabi alımlarda kapsam ve oran ilgili genel tebliğde belirlendiğinden, bu faturaların ayrıştırılarak iletilmesi beyanın eksiksiz hazırlanması bakımından önem taşır.
Banka, kasa, POS ve kıymetli evrak hareketleri
İkinci küme, para hareketini gösteren belgelerden oluşur. Bunlar cari hesapların doğru kapanmasını ve tevsik zorunluluğuna uygunluğun izlenmesini sağlar.
- Tüm hesapların aylık banka ekstreleri; kredi, kredi kartı, POS ve finansal kiralama hesapları dâhil.
- Kredi sözleşmeleri, ödeme planları, faiz ve komisyon tahakkukları.
- POS ve sanal POS raporları; bloke ve valör bilgileriyle hak edilen tutarların dökümü.
- Pazaryeri, kargo ve ödeme kuruluşu hak ediş ve komisyon raporları.
- Kasa giriş-çıkış dökümü; ortaklardan alınan ve ortaklara verilen tutarların açıklamaları.
- Alınan ve verilen çek ve senetler: portföy listesi, tahsil, ciro, karşılıksız çıkma veya protesto bilgileri.
Ekstresi iletilmeyen bir tahsilat kayıtlarda kasaya nakit girişi gibi görünür ve dönem sonunda gerçeği yansıtmayan bir kasa bakiyesi doğar. Bu nedenle hareketsiz hesaplar dâhil banka hareketlerinin tamamı aylık iletilir. Genel tebliğlerde belirlenen tutarı aşan tahsilat ve ödemeler finansal kurumlar aracılığıyla yapıldığından, bu işlemlere ait dekontlar da dosyada yer alır.
Personel ve sosyal güvenlik evrakı
5510 sayılı Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki işlemler ayrı bir belge akışı oluşturur:
- Ücret bordroları, 4857 sayılı Kanun uyarınca düzenlenen ücret hesap pusulaları ve puantaj kayıtları.
- İşe giriş ve işten ayrılış bildirimlerine esas bilgiler; işe giriş bildirimi kural olarak çalışmaya başlanmadan önce yapılır.
- Yıllık izin kayıtları, istirahat raporları, fazla çalışma onay ve dökümleri.
- Kıdem tazminatı bakımından 1475 sayılı Kanun'un yürürlükteki 14. maddesine ve ihbar sürelerine esas hizmet bilgileri.
- Prim tahakkuk ve ödeme belgeleri, yararlanılan teşviklere ilişkin kayıtlar.
- 6331 sayılı Kanun kapsamındaki eğitim, muayene ve risk değerlendirmesi belgeleri.
Bildirim sürelerine uyulmaması idari para cezası sonucu doğurabilir. Mevzuatta belirlenen sayıda sigortalı çalıştıran işverenlerde ücretler banka aracılığıyla ödendiğinden, bordro tutarları ile ödeme listelerinin birbirini karşılaması beklenir. Bordro verilerinin ay kapanmadan iletilmesi, tahakkuk ile ödeme kayıtlarının aynı dönemde eşleşmesini sağlar.
Teslim düzeni ve zamanlaması
Belgelerin tasnifli ve tam biçimde, mümkün olduğunda tek seferde teslimi kontrol yükünü azaltır. Uygulamada üç ilke süreci hızlandırır:
- Ayrım: alış, satış, banka, kasa ve personel evrakının ayrı gruplar hâlinde iletilmesi.
- Sıra: her grubun kendi içinde tarih sırasına dizilmesi, sonradan eklenen belgelerin ayrıca belirtilmesi.
- Erken teslim: beyan döneminin son günleri beklenmeden, izleyen ayın ilk günlerinde teslim.
Beyan ve bildirim süreleri mevzuatta belirlenir ve zaman zaman değişir. Teslim takvimi bu nedenle son güne göre değil, kaydın ve kontrolün tamamlanmasına yetecek süreye göre kurulur. Sonradan ortaya çıkan belgeler için ayrı bir bildirim yolu belirlenmesi, belgenin akış dışında kalmasını önler.
Eksik veya geç teslim edilen belgenin sonuçları
3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu, indirim hakkının vergiyi gösteren vesikaların kanuni defterlere kaydedildiği vergilendirme döneminde kullanılabileceğini; bu hakkın vergiyi doğuran olayın gerçekleştiği takvim yılı esas alınarak kanunda öngörülen süreyle sınırlı olduğunu düzenler. Geç ulaşan bir alış faturasındaki vergi bu nedenle her zaman istenen dönemde indirim konusu yapılamaz.
Kazancın tespitinde de dönemsellik esas alınır; 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu uygulamasında gelir ve gider ilgili olduğu döneme ait olarak dikkate alınır. Eksik belge akışının başlıca sonuçları şunlardır:
- Belgesi tamamlanmayan harcamalar gider veya maliyet olarak kayda alınamaz.
- Dönem kapandıktan sonra gelen belgeler düzeltme beyannamesi gerektirebilir; bu da ek tahakkuk ve gecikme faizi ihtimali doğurur.
- Kayıt nizamına ve belge düzenine aykırılık, Vergi Usul Kanunu'nun usulsüzlük ve özel usulsüzlük hükümlerinin uygulanmasına yol açabilir.
- Tevsik zorunluluğu kapsamındaki işlemlerin finansal kurum aracılığıyla yapıldığının belgelenememesi ayrı bir aykırılık oluşturur.
Dönem kapanışında yapılan kontroller
Aylık kapanışta ve yıl sonunda kayıtların belgelerle ve dış kaynaklarla uyumu karşılaştırmalı biçimde kontrol edilir:
- Banka mutabakatı: defter bakiyelerinin ekstrelerle karşılaştırılması, valör ve dekont farklarının açıklanması.
- Kasa kontrolü: bakiyenin işletme ölçeğiyle tutarlılığı ve kasa hesabının alacak bakiyesi vermemesi.
- Cari hesaplar: satıcı ve müşteri bakiyelerinin karşı taraf kayıtlarıyla, bildirim kapsamındaki mükelleflerde form bildirimlerinin cari dökümlerle karşılaştırılması.
- Stok ve envanter: fiilî sayım sonuçlarının kayıtlarla karşılaştırılması ve Vergi Usul Kanunu'nun değerleme hükümlerine göre değerleme.
- Katma değer vergisi: beyan edilen matrahların satış kayıtlarıyla, indirilecek verginin alış kayıtlarıyla, devreden verginin beyanname zinciriyle uyumu.
- Sabit kıymet ve amortisman: aktife giriş tarihleri, Vergi Usul Kanunu'nun 313 ve devamı maddeleri ile Bakanlıkça belirlenen faydalı ömürlere göre ayrılan tutarlar, kayıttan çıkarılan varlıklar.
- Değerleme işlemleri: yabancı para varlık ve borçların ilan edilen kur üzerinden değerlenmesi, senede bağlı alacak ve borçlarda reeskont, dava veya icra safhasındaki alacaklarda karşılık kaydının belgeye bağlanması, koşulların gerçekleştiği dönemlerde enflasyon düzeltmesi.
- Personel ve ortak hesapları: bordro tahakkuklarının prim ve stopaj beyanlarıyla eşleşmesi, ortaklarla ve ilişkili kişilerle yapılan işlemlerin belgelendirilmesi.
Yıl sonunda ayrıca 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki finansal tablolar, kâr dağıtımı kararları ve genel kurul belgeleri gündeme gelir; aralık dönemi belgelerinin gecikmeden iletilmesi izleyen yıla ait işlemleri de doğrudan etkiler.
Defter ve belgelerin saklanması
Vergi Usul Kanunu, defter ve belgelerin kanunda belirtilen süre boyunca muhafazasını ve istendiğinde ibrazını zorunlu kılar; bu süre tarh zamanaşımıyla bağlantılıdır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgeler için ayrı bir saklama süresi öngörür; uygulamada daha uzun olan süre esas alınır. Devam eden inceleme, dava ya da teşvik takibi bulunuyorsa ilgili belgeler süre dolduktan sonra da saklanır.
Arşivin yıl, ay ve belge türü esasına göre kurulması sonraki sorgulamaları kolaylaştırır. Kâğıt belgelerin asılları ilgili döneme ait defterlerle birlikte saklanır; sözleşme, kredi dosyası, tapu ve ruhsat gibi süreklilik taşıyan belgeler ayrı tutulur. Devir veya tasfiye hâllerinde arşiv bütünlüğünün korunması, sonraki ibraz taleplerinde belirleyicidir.
Elektronik belge düzeni
e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, e-İrsaliye ve e-Defter uygulamaları belge akışının önemli bölümünü elektronik ortama taşımıştır. Belgenin hukuken geçerli hâli imzalı veya mühürlü elektronik dosyadır; çıktısı ya da ekran görüntüsü aslın yerine geçmez. Bu nedenle özgün dosyalar ile e-Defter beratları mevzuatın öngördüğü biçimde ve sürede muhafaza edilir.
Gelen elektronik faturaların düzenli izlenmesi ayrıca önem taşır. Uygulama senaryosuna göre yanıt verilmesi gereken faturalar bulunur; içeriğine katılınmayan bir faturaya 6102 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen süre içinde, kabul edilen yollardan biriyle itiraz edilir. Süresinde yanıtlanmayan belgeler kayıt ve uyuşmazlık bakımından sonuç doğurabilir.
- Elektronik ve kâğıt belge akışının aynı listede takibi, mükerrer ya da atlanmış kayıtları önler.
- Dosya adlarının tarih, unvan ve belge numarası içermesi aramayı kolaylaştırır; fotoğrafla iletilen belgelerde tüm alanların okunabilir olması aranır.
- Arşivin birden fazla ortamda yedeklenmesi ve erişim yetkilerinin sınırlı tutulması, veri kaybı ile yetkisiz erişim ihtimalini azaltır.
Bu konuda bilgi almak için
Belge akışının kapsamı, teslim düzeni ve dönem kapanışı kontrolleri işletmenin faaliyet konusuna, mükellefiyet türüne ve defter tutma usulüne göre farklılaşır. Konuya ilişkin bilgilendirme talepleri için iletişim sayfasındaki bilgiler kullanılabilir.